1. تشکیل پرونده

برای ثبت درخواست اولیه صدور پروانه ساختمان و تشکیل پرونده مدارک زیر را لازم داریم:

• اصل و تصویر سند مالکیت
• اصل و تصویر کارت شناسایی معتبر مثل کارت ملی یا شناسنامه
• برگه تسویه حساب عوارض نوسازی و عوارض شهرداری.

سپس به یکی از دفاتر خدمات الکترونیک شهرداری مراجعه کرده، فرم درخواست پروانه ساختمان را تکمیل نموده و گام‌های اداری مربوط را آغاز می‌کنیم.

۲. دستور صدور بازدید

پس از چند روز نقشه‌بردار مستقر در دفاتر خدمات الکترونیک جهت بازدید به محل ملک مراجعه می کند تا حدود اربعه زمین، عرض خیابان و وضعیت مجاورت‌های زمین مورد مداخله را برداشت کرده و یک نقشه کروکی به انضمام گزارش بازدید را تحویل مراجع مرتبط داده و به دایره طرح تفصیلی ارجاع داده خواهد شد. گزارش مامور بازدید در تطابق با مصوبات طرح تفصیلی قرار خواهد گرفت. به طور مثال اگر متراژ خانه از یک مقدار مشخصی کمتر باشد جواز ساختمان برای بیشتر از چهار طبقه صادر نخواهد شد. امروزه بیشتر شهر‌های کشور از طرح تفصیلی برخوردار بوده و مقررات نوسازی به تناسب محدوده‌ای از شهر که در آن واقع شده است ملاک عمل است. کارشناس طرح تفصیلی کاربری ملک را مشخص کرده و شرایط خاص مانند حریم‌های شهری و طبیعی را بررسی کرده و در صورت عدم معارض با در نظر گرفتن شرایط. ملک اقدام به صدور دستور نقشه می‌کند.

3. دستور نقشه

دستور نقشه یا همان فرم اطلاعات احداث بنا اختیارات و ضوابطی است که پیش از شروع ساخت توسط شهرداری تعیین و به دفاتر خدمات الکترونیک و از این طریق به مالک بنا ابلاغ می‌گردد. دستور نقشه ملاک عملی برای شروع فرآیند طراحی است که درآن اطلاعاتی مانند ابعاد، مساحت زمین، اصلاحات مورد نیاز، تعداد طبقات و تراکم ذکر می شود. در مرحله بعد دستور نقشه به مهندس معمار ارجاع داده می شود.

4. طراحی نقشه

در این مرحله بر اساس ضوابط صادر شده در دستور نقشه ، نقشه معماری برای ملک طراحی می شود. همانطور که گفت شد، این مرحله مهم ترین مرحله در کسب جواز ساختمان است که در آن توانایی طراح در بهینه سازی فضاهای داخلی و خارجی با توجه به محدودیت‌‌های طرح مشخص می‌کردد. نقشه معماری مهم ترین سند اجرایی ساختمان است.

احتمال اینکه در این مرحله نقشه‌ها برای اصلاح برگشت بخورند وجود دارد. اگر نقشه معماری نیاز به اصلاح داشته باشد توسط واحد بازرسی فنی شهرداری بازگشت داده شده و مهندس معمار مطابق با شرایط ذکر شده در قرار داد ملزم به تهیه نقشه اصلاحیه می‌شود. پس از اصلاح مجدداً نقشه به دفاتر خدمات الکترونیک شهر ارجاع داده می شود تا تأییدیه نقشه دریافت شود. این روند ممکن است چندبار تکرار شود.

5. پرداخت عوارض شهرداری

بعد از نهایی شدن نقشه معماری از سوی دفاتر خدمات الکترونیک، عوارض نوسازی و همچنین عوارض شهرداری بر اساس مساحت زیربنا و نوع کاربری ساختمان توسط واحد صدور پروانه ساختمان محاسبه و تعیین می شود. ممکن است به دلایل مختلف مانند سیاست‌‌های تشویقی و یا توسعه‌ای، عوارض مربوطه  با نظر معاونت شهرسازی کاهش یابد.  پس از پرداخت فیش عوارض درخواست کننده باید به تهیه مدارک پیش‌نویس جواز مبادرت کند.

6. تهیه مدارک پیش نویس

مدارک موجود در پیش نویس به شرح ذیل است:

• نقشه‌های 4 گانه معماری، سازه، برق و مکانیک 
• برگه‌های تعهد تهیه نقشه از سوی طراحان سازه، معماری، برق و مکانیک
• برگه سبز یا سهمیه ناظر به همراه قرارداد مالک و ناظر
• برگ تعهد رعایت اصلاحیه و تأییدیه نما
• چک لیست های مبحث ۱۹ و ۶ 
• برگه تعهد مشاوره ژئوتکنیک و تأییدیه آزمایش خاک
• برگه تعهد مجری همراه با قرارداد

7. چاپ پروانه

بعد از تأییدیه نقشه های چهار گانه، تعهدات و صلاحیت مهندسین توسط دایره طرح تفصیلی و بازرسی فنی پروانه مدارک پیش نویس باید تحویل شهرداری شده، به تأییدیه رئیس صدور پروانه ساختمان، معاون شهرسازی و معماری و درنهایت تأییدیه شهردار برسد. در نهایت پروانه به دفاتر خدمات الکترونیک به صورت سیستمی ارسال شده و توسط این دفاتر چاپ می‌گردد.